KURUM İÇ DEĞERLENDİRME RAPORU

13 Eki

  • İletişim ve Tanıtım Koordinatörlüğü
  • Tüm Duyurular

KURUM İÇ DEĞERLENDİRME RAPORU

Düzce Üniversitesi İletişim ve Tanıtım Koordinatörlüğü

Rektörlük Binası Kat:1

Konuralp Yerleşkesi/Düzce

81620

08.06.2016

A. KURUM HAKKINDA BİLGİLER

İletişim Bilgileri

            İletişim ve Tanıtım Koordinatörü: Uzman Duygu ÖZDEMİR CÖMERT

            Adres: Düzce Üniversitesi Rektörlüğü İletişim ve Tanıtım Koordinatörlüğü Rektörlük Binası Kat:1 81620 Konuralp Yerleşkesi/Düzce

            Telefon: 0380 542 10 92

            E-posta: iletisim@duzce.edu.tr /duyguozdemir@duzce.edu.tr

Tarihsel Gelişimi

            İletişim ve Tanıtım Koordinatörlüğü, 15.01.2013 tarih ve 2013/14 sayılı karar ile Düzce Üniversitesi Senatosunda kabul edilen ve yürürlüğe giren yönerge ile faaliyete başlamıştır. Koordinatörlük hizmetlerini; Basın Birimi, Sosyal Medya Birimi, Halkla İlişkiler ve Tanıtım Birimi, Bilgi Edinme Birimi ve Etkinlik Birimi olmak üzere beş ayrı faaliyet birimiyle yerine getirmektedir. Koordinatörlüğün akademik kadrosunda bir uzman ve bir öğretim görevlisi görev yapmaktadır. İdari kadroda ise bir şube müdürü, dört memur ve iki büro personeli çalışmaktadır.

            Koordinatörlüğün amacı; Üniversite’nin mensupları ve birimleri arasında etkili iletişimi sağlamak, Üniversite’nin iletişim hedeflerini belirlemek, hedefe yönelik stratejiler geliştirmek ve bu stratejilere uygun eylem programlarının uygulama sürecini yönetmek, Üniversite’nin kurumsal kimliğini, ulusal ve uluslararası alanlarda en etkin şekilde tanıtacak, Üniversite’nin kurumsal itibarını geliştirecek çalışmalarda bulunmaktır.

Koordinatörlükte hizmet birimi olarak 5 ofis ve 1 depo bulunmaktadır. Koordinatörlüğün çalışmalarında kullanılmak üzere, 12 adet masaüstü bilgisayar, 4 adet dizüstü bilgisayar, 3 adet fotokopi makinesi, 7 adet yazıcı, 5 adet fotoğraf makinesi ve 3 adet kamera bulunmaktadır.

Misyonu, Vizyonu, Değerleri ve Hedefleri

Koordinatörlük, Üniversitemizin 2015-2019 Dönemi Stratejik Planı’nda yer alan misyon, vizyon ve değerlerine bağlı olarak aşağıda yer alan hedeflerini gerçekleştirmek üzere faaliyetlerini yürütmektedir.

Hedefler

1-Kurum içi ve kurum dışı etkin iletişimin sağlanması için çalışmalar yürütmek.

2-Her yıl ulusal ve yerel basında olumlu tanıtım haber sayısını arttırmak.

3-Üniversitemizin tanıtımı için sosyal medyayı daha etkin kullanmak ve mezun sistemini entegre etmek.

4-Üniversitenin Ülkemiz içindeki imajını kuvvetlendirmek ve marka değerini arttırmak için her yıl tanıtım faaliyetleri organize etmek ve/veya diğer kurumlar tarafından düzenlenen Üniversitemizi tanıtabilecek faaliyetlere katılmak.

Eğitim-Öğretim Hizmeti Sunan Birimleri

Koordinatörlükte Üniversitemizde eğitim gören öğrencilere, eğitim-öğretim hizmeti sunan birim bulunmamakla birlikte, aday memurlara yönelik halka ilişkiler ve haberleşme konularına ilişkin eğitimler, birim koordinatörünce veya koordinatörün görevlendirdiği personel tarafından verilmektedir.

 

Araştırma Faaliyetinin Yürütüldüğü Birimleri

            Koordinatörlük bünyesinde Ar-Ge faaliyeti gerçekleştiren, bu kapsamda hizmet sunan ve destek veren birim bulunmamaktadır.

İyileştirmeye Yönelik Çalışmalar

            Koordinatörlük, herhangi bir dış değerlendirme geçirmemiştir.

B. KALİTE GÜVENCESİ SİSTEMİ

Koordinatörlük; Üniversite Yönetimi’nce belirlenen misyon, vizyon, stratejik hedef ve performans göstergelerini faaliyet alanına göre gerçekleştirmektedir. Koordinatörlük, belirlenen hedeflere göre yerel ve ulusal basında yer alan Üniversite’nin tanıtımına yönelik haber sayıları ile Üniversite’nin tanıtımını gerçekleştirmek ve marka değerinin arttırmak için katıldığı veya organize ettiği fuar sayılarını üç ayda bir Strateji Daire Başkanlığı’na göndermektedir. 2015-2019 Stratejik Plan’daki hedefler ve gerçekleşmeler altı ayda bir Yönetim Bilgi Sistemi’ne işlenmekte ve kurumsal hedeflerin gerçekleşip gerçekleşmediği belirlenmektedir. Gerçekleşmeyen hedefler üzerinde değerlendirmeler yapılmakta ve Üniversite Yönetimi’yle bu tür değerlendirmeler paylaşılarak iyileştirme önerileri üzerinde belirli aralıklarla toplantılar gerçekleştirilmektedir.

Koordinatörlük çalışanları belirli aralıklarla düzenlenen toplantılar ile bir araya gelmektedir. Bu toplantılarda ortaya çıkan sorunlar görüşülmekte, sorunların çözümüne yönelik öneriler tartışılarak sorununun çözülmesi ve sürecin tüm çalışanların katılımıyla iyileştirilmesi gerçekleştirilmektedir.

Üniversitemiz; Rektörlük düzeyinde dış paydaşlarımızdan olan basın kuruluşları ve çalışanlarıyla karışlıklı ilişkilerin geliştirilmesi amacıyla bir araya gelmekte, onlara Üniversitemiz ile ilgili gelişmeler hakkında bilgiler vererek onlardan gelecek öneri ve istekleri dinlemekte ve iyileştirme sürecine katkıda bulunacağı değerlendirilen öneriler üzerinde çalışmalar yürütmektedir.

Üniversitemizi tanıtmak amacıyla katılım sağlanan fuarlarda, diğer üniversitelerin çalışmaları gözlemlenmekte, standımızı ziyaret eden paydaşların geri bildirimleri alınmakta ve iyileştirme sürecine katkıda bulunacağı düşünülen fikirler değerlendirilmeye alınmaktadır.

 

C. EĞİTİM VE ÖĞRETİM

Koordinatörlükte eğitim-öğretim birimi bulunmamaktadır. Ancak eğitim-öğretim faaliyetlerine ilişkin kamuoyunun bilgilendirilmesi amacıyla hazırladığımız Düzce Üniversitesi broşürü (Ek 1), Düzce Üniversitesi Fakülteleri broşürü (Ek 2) ile Düzce Üniversitesi Laboratuvarları ve Araştırma Merkezleri broşürü (Ek 3)  Üniversitenin hedef kitleleriyle paylaşılmaktadır. Üniversitemiz Rektörlüğü ve bağlı akademik birimlerin gerçekleştirdiği etkinlikler, kazanılan her bir başarı ve yapılan her bilimsel çalışma için Koordinatörlük tarafından haber hazırlanmakta, bu haberler çalışanlarımız başta olmak üzere tüm paydaşlarımızla, yerel ve ulusal basın kuruluşları ile paylaşılmaktadır. Ayrıca Üniversitemiz 2016 yılında, dönemindeki önemli haberlerin yer aldığı Son 6 Ay dergimizi (Ek 4) hazırlayarak üst kamu kurum ve kuruşlarının, diğer üniversitelerin, basın kuruluşlarının ve çalışanlarımızın faaliyetlerimizden haberdar olmasını sağlamıştır. Üniversitenin 10. kuruluş yıl dönümü kapsamında düzenlenen 10. Yıl Etkinlikleri Program Kitapçığı da (Ek 5) kamuoyuyla paylaşılmıştır.

Bu iletişim ve tanıtım faaliyetlerinin yanında, Koordinatörlük tarafından katılım sağlanan tanıtım fuarlarında Üniversitemizin eğitim organizasyonlarına ilişkin bilgiler katılımcılara anlatılmakta, Üniversitemizdeki tüm lisans ve ön lisans programlarına ilişkin kontenjanların ve puanların yer aldığı Lisans ve Ön Lisans Programları Tablosu (Ek 6), fuarlara katılan rehber öğretmenlere, ortaöğretim öğrencilerine ve ailelerine sunulmaktadır.

Koordinatörlüğün eğitim-öğretim faaliyetlerine ilişkin, gerçekleştirdiği tanıtımlar dışında başka bir faaliyeti bulunmamaktadır.

 

 

Ç. ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME

Araştırma Stratejisi ve Hedefleri

Koordinatörlük tarafından Üniversitemizin iletişim ve tanıtım çalışmaları kapsamında gerçekleştirdiği faaliyetlerin haberleri hazırlanmaktadır. Bu haberlerin kamuoyuna basın aracılığıyla servis edilmesi sağlanmakta, sonrasında görsel ve yazılı basında tarama yoluyla yapılan araştırmalar ile basın kuruluşlarının Üniversitemiz hakkında yaptıkları haberler toplanmakta ve öğrencilere geri bildirim yapmak amacıyla Üniversitemiz Yönetimi’ne ve personeline elektronik posta yoluyla gönderilmektedir.

Araştırma Kaynakları

 

Bu bölümdeki sorulara ilişkin Koordinatörlükçe değerlendirme yapılmamıştır.

 

Araştırma Kadrosu

Bu bölümdeki sorulara ilişkin Koordinatörlükçe değerlendirme yapılmamıştır.

Araştırma Performansının İzlenmesi ve İyileştirilmesi

Bu bölümdeki sorulara ilişkin Koordinatörlükçe değerlendirme yapılmamıştır.

D. YÖNETİM SİSTEMİ

Yönetim ve İdari Birimlerin Yapısı

 

Koordinatörlük; Basın Birimi, Sosyal Medya Birimi, Halkla İlişkiler ve Tanıtım Birimi, Bilgi Edinme Birimi ve Etkinlik Biriminden oluşmaktadır.

Basın Birimi’nin Görevleri:

1- Yerel, ulusal ve uluslararası alanda yazılı, sesli, görüntülü ve dijital medyayı takip etmek, bu verileri işlemek, arşivlemek ve ilgili yöneticilere sunmak,

2- Basın kuruluşlarıyla iletişimi sağlamak, Üniversitenin haberlerinin basında etkin olarak yer almasını sağlamak,

3- Birime ulaşan bilgileri haber formatına getirip yayına yönlendirmek,

4- Üniversite ve birimlerinin internet sitelerinin güncelliğini takip etmektir.

Sosyal Medya Birimi’nin Görevleri:

1-Sosyal medya platformlarındaki kurum hesaplarını takip ederek güncellemek ve elde edilen verileri ilgili birime ulaştırmak,

2-Sosyal medyadaki takip edilme oranlarının analizlerinin yapılıp raporlamaktır.

Halkla İlişkiler ve Tanıtım Birimi’nin Görevleri:

1- Üniversitenin tanıtımı için gazete, dergi, bülten, fotoğraf, film ve albüm gibi yazılı, sesli, görsel ve dijital materyaller hazırlamak,

2- Üniversitenin fuarlara katılması için gerekli temasları sağlayarak yapılacak faaliyetleri organize etmek,

3- Üniversitenin programlarının ve faaliyetlerinin tanıtımı için sergi, gezi ve toplantı gibi faaliyetler tertip etmektir.

 

 

Bilgi Edinme Birimi’nin Görevleri:

1- Üniversiteye e-posta yoluyla veya yazılı olarak ulaşan bilgi edinme taleplerini almak; bilgi taleplerini konuyla ilgili birimlere, Genel Sekretere ve Rektöre iletmek,

2- İlgili birimden gelen yanıtı, Rektör onayından sonra talep edene iletmek,

3- Talepleri ve yanıtları elektronik/basılı olarak arşivlemektir.

Etkinlik Birimi’nin Görevleri:

1- Üniversitenin kurum içi ve kurum dışı iletişim rehberlerini oluşturmak, güncelliğini takip etmek

2- E-posta yoluyla yapılacak etkinlik duyurularını hazırlayarak yayına yönlendirmek,

3- Üniversite’nin sosyal ve kültürel etkinlik tesis ve imkanlarını planlamak,

4- Üniversite etkinlikleriyle ilgili davetiye, afiş, teşekkür belgesi vb. materyal hazırlayıp ilgili birimlere göndermektir.

Kaynakların Yönetimi

Bu bölümdeki sorulara ilişkin Koordinatörlükçe değerlendirme yapılmamıştır.

Bilgi Yönetim Sistemi

Koordinatörlük, gerçekleştirdiği faaliyetlere ilişkin verileri bilgisayar ortamında arşivlemektedir. Yapılan etkinliklerin duyurusu, afişi ve davetiyeleri etkinlik dosyasına kaydedilmektedir. Yapılan haber ve fotoğraflar, dijital ortamda saklanmaktadır. Üniversite’nin basında yer alan gazete kupürleri, internet haberleri, facebookta yayınlanan haberleri, afiş ve davetiyeleri depolanmaktadır. Çekilen fotoğraflar ve video görüntüleri ise bilgisayarda veya uygun elektronik kayıt araçları ile yedeklenmektedir.

Koordinatörlük tarafından her ay; Basın Birimi, Bilgi Edinme Birimi, Etkinlik Birimi, Halkla İlişkiler ve Tanıtım Biriminin raporlarının yer aldığı Koordinatörlük Aylık Faaliyet Raporu (Ek-7) ile Sosyal Medya Birimi tarafından sosyal medya hesapları üzerinden alınarak hazırlanan rapor (Ek 8) Rektörümüze sunulmaktadır.

Basın Birimi raporunda yerel ve ulusal basında veya internet sitelerinde yer alan haber sayılarına ilişkin veriler yer almaktadır.

Bilgi Edinme Birimi raporunda, bir önceki aydan devreden başvuru sayısı, bulunulan ay içinde yapılan başvuru sayısı, bulunulan ayda cevaplanan başvuru sayısı ve gelecek ayda cevaplanması gereken başvuru sayısı verileri ve başvurunun hangi kanalla Üniversitemize iletildiği gibi veriler bulunmaktadır.

Etkinlik Birimine ait raporda etkinliklerin sayısı, hangi akademik veya idari birim tarafından gerçekleştirildiği, nerede yapıldığı ve tarihi gibi bilgiler yer almaktadır.

Halka ilişkiler ve tanım raporunda ise katılım sağlanan tanıtım organizasyonları, basımı yapılan dergi, broşür ve kitapçık gibi materyallerle ilgili bilgiler, Üniversitemizi ziyaret eden öğretim kurumları, eğitim merkezlerine gönderilen tanıtıcı materyaller ve yapılan tasarım çalışmaları hakkında bilgiler yer almaktadır.

Sosyal Medya Birimi tarafından sosyal medya hesapları üzerinden alınarak hazırlanan raporda Facebook (www.facebook.com/DuzceUniversite) ve Twitter’daki (twitter.com/duzceuniversite) beğeni sayıları, hangi yaş grubu ve cinsiyetlerin etkileşimde bulunduğu, hangi saat aralıklarında giriş yapıldığı, Youtube’da yer alan Üniversite’ye ait videolara yapılan yorum sayısı ve videoların görüntülenme sayısı gibi birçok veri yer almaktadır.

Kurum Dışından Tedarik Edilen Hizmetlerin Kalitesi

Koordinatörlük kurum dışından; medya takip, haber servisi ve basım hizmetleri almaktadır. Bu hizmet alımları, Koordinatörlüğün bütçesi olmadığından Rektörlüğümüze bağlı ilgili daire başkanlıkları tarafından yapılmaktadır. Koordinatörlüğün talep ettiği kurum dışı bu hizmetlerin uygunluğu, kalitesi ve sürekliliği ise ihale mevzuatına göre yapılan sözleşmelerle takip edilerek yapılan işlemler güvence altına alınmaktadır.

Kamuoyunu Bilgilendirme

Koordinatörlük, topluma karşı sorumluluğunun gereği olarak Üniversite’nin gerçekleştirdiği panel, sempozyum, konferans, bilimsel toplantı seminer gibi etkinlikler ile konser, tiyatro, sinema gibi sanatsal etkinliklerin yanında eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme faaliyetlerini haberleştirerek kamuoyunu bilgilenmektedir. Ayrıca sosyal sorumluluk çalışmaları, bilimsel projeler ve sağlık alanıyla ilgili haber ve röportajlar gerçekleştirilerek Üniversite’nin tanıtımına da katkı sağlanmaktadır.

             Koordinatörlük; kamuoyunu bilgilendirmek amacıyla etkinlikleri yerinde takip etmekte, bilgileri birinci kişilerden almakta ve fotoğraflayıp bilgileri haber diline dökmektedir. Yerinde takip edilemeyen etkinlikler ile ilgili haberler, her birimde görev yapan iletişim temsilcileri veya birimin yöneticileri vasıtasıyla Koordinatörlüğe mail yoluyla gönderilmekte, gelen bilgiler ve fotoğraflar Koordinatörlük tarafından habere dönüştürülmektedir. Haber metni, Üniversite Rektörü’ne sunulmakta ve onaylandıktan sonra Üniversite web sayfası, yerel basın, ulusal basın, sosyal medyada paylaşılmakta, ilgili olanları ayrıca akademik ve idari personel veya öğrencilere gönderilmektedir.

            Kamuoyuna sunulan bilgilerin güncelliğini, doğruluğunu ve güvenilirliğini güvence altına almak için; ilgili habere ait bilgilerin yer alması gereken resmi veya özel internet siteleri üzerinden bilgiler kontrol edilmekte,  doğrudan Koordinatörlüğümüz personelince yapılan röportajlar ve haberler, video-kamera veya ses kaydı ile kayıt altına alınarak güvence altına alınmaktadır.

Yönetimin Etkinliği ve Hesap Verebilirliği

            Bu bölümdeki sorulara ilişkin Koordinatörlükçe değerlendirme yapılmamıştır.

E. SONUÇ VE DEĞERLENDİRME

Koordinatörlük, kısa bir süre önce kurulmasına rağmen iletişim alanında önemli çalışmalar gerçekleştirmiştir. Üniversite’nin ulusal ve yerel basında yer alan haber sayılarında ciddi artışlar gözlemlenmiş ve hedeflerin üzerine çıkılmıştır. 2015-2019 Stratejik Planı’nda 2015 yılı kurum hedefi 10.000 olan ulusal ve yerel basında yer alan reklam ve haber sayısı, 26.729 olarak gerçekleşmiş ve yüzde 267 oranında artış sağlanmıştır. Ancak bununla birlikte Üniversite’nin tanıtımı için düzenlenen organizasyonlara Koordinatörlükte çalışan personel yetersizliği, iş yoğunluğu ve tanıtım bütçesinin kısıtlı olması gibi sebeplerden dolayı yeterli katılım sağlanamamıştır. 2015 yılı hedefi 20 olan tanıtım amaçlı organize edilen ve katılım sağlanan organizasyon sayısı 10 olarak gerçekleşmiştir. Fakat bunun yanında Üniversitemizin eğitim-öğretim programlarının tanıtımına katkıda bulunmak amacıyla ortaöğretim kurumlarına ve rehber öğretmenlere Üniversite ile ilgili tanıtıcı materyal gönderimi sağlanmaktadır. Daha nitelikli öğrencileri Üniversitemize kazandırmak amacıyla katılım sağladığımız tanıtım organizasyonlarında, Üniversite’nin başta lisans ve ön lisans programları olmak üzere başarıları ve sosyal imkanları anlatılarak olumlu geri dönüşler sağlanmakta ve bu durum da Üniversitemizin öğrenci kontenjanlarının doluluk oranına olumlu şekilde yansımaktadır.

            Üniversite’nin haberlerinin yerel ve ulusal basına servis edilmesi için haber ajansı aboneliği gerçekleştirilmiştir. Üniversite haberlerinin yerel basında daha fazla yer alması için yerel basın kuruluşları ile iletişim artırılarak ilişkiler geliştirilmiştir. Basında yer alan haberlere ilişkin haber tarama işlemleri ayrıntılı bir şekilde gerçekleştirilerek Üniversite’nin basında yer alan haber sayılarında daha yüksek rakamlara ulaşılmıştır.

Güçlü Yönler, Zayıf Yönler ve İyileştirmeye Açık Yönler

Koordinatörlüğün güçlü yönleri, zayıf yönleri ve iyileştirmeye açık yönleri Üniversitemizin 2015-2019 Stratejik Planı hazırlanırken tüm Koordinatörlük personelinin katılımıyla gerçekleştirilen toplantılarda oluşturulmuş ve bu raporun hazırlanma sürecinde güncellenmiştir.

Güçlü Yönler

            1-İletişim alanında genç, nitelikli, yeniliklere açık ve esnek akademik ve idari personel

            2-Yönetimin desteği, pozitif ve çözüm odaklı yaklaşım, kolay ulaşabilme, yeniliklere açık, şeffaf ve katılımcı yönetim anlayışı

            3-Özverili, çalışma disiplinine sahip ve gönüllülük esaslı çalışan personel

            4-Koordinatörlüğün iletişim sürecini hızlandıracak şekilde sosyal medya, e-posta ve diğer iletişim araçlarını yoğun olarak kullanma imkanı,

            5-Yerel basına ulaşım imkanının kolay olması

            6-Yeni kurulan üniversite olması sebebiyle iletişimin daha kuvvetli olması

Zayıf Yönleri

            1-Personel yetersizliği

            2-Bütçesinin olmaması

            3-Bürokratik işlemlerin yoğunluğu

İyileştirmeye Açık Yönler

            1-Koordinatörlüğün teknik alt yapısı ve teçhizatlarının teknolojik gelişmelere uygun olarak yenilenmesi

            2-İletişim alanında mezun personellerin istihdamı

            3-Koordinatörlük personelinin hizmet içi eğitimlerle yeterliliklerinin arttırılması

            4-Akademik ve idari birimlerdeki iletişim temsilcilerinin daha aktif rol oynaması 

 

EKLER:

  • 1-Düzce Üniversitesi broşürü
  • 2-Düzce Üniversitesi Fakülteleri broşürü
  • 3-Düzce Üniversitesi Laboratuvarları ve Araştırma Merkezleri broşürü  
  • 4-Son 6 Ay Dergisi Aralık-2015 Sayı:1
  • 5-10. Yıl Etkinlikleri Program Kitapçığı
  • 6-Lisans ve Ön Lisans Programları Tablosu (Ek 6)
  • 7-Mayıs-2016 dönemine ait Koordinatörlük Aylık Faaliyet Raporu
  • 8-Mayıs-2016 dönemine ait Sosyal Medya Raporu